¿Cómo elegir un fotógrafo para un evento corporativo?
Los buenos eventos corporativos siempre son emocionantes.
Durante unas horas se reúnen empresarios, dueños de negocios, profesionales y representantes de diferentes organizaciones. Se comparten experiencias, se generan conversaciones, aparecen nuevas oportunidades y, muchas veces, participan invitados procedentes de otros países.
Pero el evento termina.
Y entonces, llega una parte que muchas organizaciones subestiman: contar lo que ocurrió.
Porque después del último aplauso, del último brindis y de que se apaguen las luces, solo quedan los recuerdos y las imágenes.
Y aquí suele aparecer el problema.
Tienes un par de fotografías tomadas rápidamente con el móvil. Algunas están oscuras, otras movidas, alguien aparece con los ojos cerrados y, en general, ninguna transmite realmente la importancia de lo que sucedió.
No es culpa tuya.
Durante un evento tú tienes que atender a los invitados, resolver imprevistos, coordinar proveedores y estar pendiente de que todo funcione. No puedes hacer correctamente tu trabajo y, al mismo tiempo, convertirte en el fotógrafo del evento.
Por eso existe la fotografía profesional para eventos corporativos.
Un fotógrafo especializado puede concentrarse exclusivamente en observar, anticipar y documentar lo que sucede mientras tú te ocupas de organizar el evento.
Y no se trata simplemente de tener una cámara mejor.
Se trata de saber dónde estar, cuándo disparar y qué momentos merece la pena conservar.
He trabajado como fotógrafo profesional en numerosos eventos empresariales y de negocios en La Habana, colaborando con empresas, profesionales y personalidades de reconocido prestigio, incluyendo eventos realizados en espacios como el Palacio de las Convenciones de La Habana.
También he conformado y dirigido equipos dedicados a la producción audiovisual de eventos de varios días de duración, combinando fotografía y vídeo para crear un reportaje completo de la experiencia.
Después de muchos eventos, he aprendido que no basta con contratar a alguien que solo sepa hacer buenas fotografías.
El fotógrafo debe saber trabajar dentro de un evento.
Estas son las 7 cosas que deberías tener en cuenta antes de contratarlo:
1. Debe tener experiencia y saber trabajar con discreción
Un buen fotógrafo de eventos debe estar presente sin convertirse en el protagonista.
Tiene que ser capaz de acercarse cuando es necesario, cambiar de posición constantemente y anticipar determinados momentos sin interrumpir las conversaciones ni incomodar a los asistentes.
Un fotógrafo que pide repetir un brindis porque no consiguió la fotografía, interrumpe constantemente a los invitados o deja que el pitido de su cámara llame la atención probablemente no está entendiendo bien su trabajo.
La mejor fotografía de un evento muchas veces es aquella que se consigue sin que nadie se dé cuenta de que estabas allí.
2. Debe contar con el equipamiento adecuado
La experiencia es fundamental, pero el equipo también importa.
Un fotógrafo profesional de eventos debería trabajar, como mínimo, con un sistema que contemple respaldo ante posibles fallos.
Una segunda cámara no es un lujo. Es una medida de seguridad.
Una batería puede agotarse. Una tarjeta puede fallar. Una cámara puede presentar un problema.
Y hay momentos que simplemente no se pueden repetir.
Además, los eventos corporativos suelen desarrollarse en espacios interiores y condiciones de iluminación muy variables. Por eso es importante disponer de lentes adecuados y sistemas de iluminación que permitan trabajar correctamente cuando la luz disponible no es suficiente.
En un evento importante, no deberías depender de que todo salga perfecto. Deberías contratar a alguien preparado para cuando algo salga mal.
3. Debe respetar el código y la etiqueta del evento
El fotógrafo también forma parte de la imagen del evento.
Su vestuario, comportamiento y manera de relacionarse con los asistentes deben estar en consonancia con el tipo de actividad que está cubriendo.
No es lo mismo fotografiar una fiesta privada que un encuentro empresarial con directivos, representantes institucionales o invitados internacionales.
Un fotógrafo profesional debe ser puntual, educado, atento con el equipo organizador y respetuoso con los asistentes.
La profesionalidad también se nota cuando la cámara está apagada.
4. Debe conocer previamente el programa del evento
Un fotógrafo no debería llegar, mirar alrededor y empezar a disparar sin saber qué va a ocurrir.
Antes del evento debería conocer el programa, los horarios, los espacios y, cuando sea posible, quiénes son las personas relevantes que estarán presentes.
- ¿Quién dará la conferencia?
- ¿Quién inaugura el evento?
- ¿Hay una entrega de reconocimientos?
- ¿Habrá fotografías protocolarias?
- ¿Quiénes son los invitados importantes?
- ¿En qué momento se realizará el networking?
Toda esta información permite preparar la cobertura y anticiparse a los acontecimientos.
Un buen reportaje comienza antes de que llegue el primer invitado.
5. Debe ser rápido, dinámico y estar en el lugar correcto
Durante un evento suceden muchas cosas al mismo tiempo.
Mientras alguien ofrece una conferencia en el escenario, dos empresarios pueden estar cerrando una conversación importante al otro lado de la sala. En otro espacio puede estar ocurriendo una fotografía de grupo o llegando un invitado especial.
El fotógrafo debe ser capaz de desplazarse, observar y decidir rápidamente qué merece ser fotografiado.
Mis clientes y colaboradores suelen decirme que durante un evento parece que estoy en varios lugares al mismo tiempo.
No es magia.
Es experiencia, anticipación y movimiento.
Cuando estás cubriendo un evento, no puedes convertirte en una estaca clavada en una esquina de la sala.
Hay que moverse.
Y mucho.
6. La rapidez en la entrega también forma parte del servicio
Una fotografía de un evento tiene un valor especial mientras el evento todavía está presente en la memoria de las personas.
Si organizas hoy un encuentro empresarial, probablemente querrás publicar fotografías mañana, enviar algunas imágenes a los asistentes o utilizarlas para comunicar los resultados del evento en tus redes sociales.
Por eso el tiempo de entrega importa.
En alguna ocasión he entregado la cobertura fotográfica completa de tres días de trabajo en apenas 24 horas.
Evidentemente, cada proyecto tiene sus características y no todos los trabajos pueden entregarse a esa velocidad.
Pero una cobertura profesional debería contemplar un plazo de entrega claro y razonable.
Las fotografías de un evento no deberían llegar cuando ya nadie recuerda que ocurrió.
7. Su estilo debe adaptarse a las dinámicas del evento
No todos los eventos corporativos necesitan exactamente el mismo tipo de fotografía en cada momento.
Un encuentro de networking puede permitir un lenguaje visual más espontáneo y dinámico. Aquí hay que estar atento a las miradas, intercambios y expresiones en los diálogos.
Una conferencia institucional puede requerir una cobertura más documental y formal. El protagonista ha de ser el conferencista, intercalando planos de la audiencia y sus expresiones, que muchas veces son las más sinceras y espontáneas.
Una entrega de reconocimientos necesitará otro tratamiento. En este punto, muchas veces se generan momentos divertidos. Tienes que estar al tanto de abrir suficientemente el plano ya que siempre se agrupan las personas en el escenario saludando al público y hay aplausos.
Y una celebración empresarial puede permitir mayor libertad creativa. La hora loca, la del baile, la fiesta y los brindis. El apogeo del evento, el momento en el que ya no eres el único que suda.
Por todo eso, además de tener un estilo propio, el fotógrafo debe ser capaz de adaptarse al contexto.
Debe saber cuándo observar y cuándo intervenir. Cuándo hacer una fotografía espontánea y cuándo dirigir una imagen protocolaria.
La versatilidad no significa no tener estilo. Significa saber cuándo utilizarlo.
Las fotografías de tu evento son mucho más que un recuerdo
Un evento corporativo no termina cuando se marcha el último invitado.
Las fotografías pueden seguir trabajando durante semanas o incluso meses.
Puedes utilizarlas para publicar en redes sociales, documentar la actividad de tu empresa, acompañar notas de prensa, alimentar tu página web, mostrar futuras ediciones del evento o compartirlas con los propios asistentes.
También pueden convertirse en un detalle de cortesía para quienes participaron.
Una buena cobertura fotográfica permite mostrar no solo qué ocurrió, sino también cómo se sintió.
Y eso tiene un valor enorme para una empresa.
Porque cuando alguien vea las fotografías de tu próximo evento, no debería pensar simplemente:
«Aquí hubo una conferencia.»
Debería poder decir:
«El próximo no me lo pierdo.»
¿Estás organizando un evento corporativo?
Si estás preparando un evento empresarial, conferencia, encuentro de networking, celebración corporativa o actividad institucional en La Habana y necesitas una cobertura fotográfica profesional como las que te he mostrado arriba, yo puedo ayudarte.
Mi trabajo consiste en documentar lo que ocurre sin interferir en el desarrollo del evento, prestando atención tanto a los momentos importantes como a esas pequeñas situaciones espontáneas que terminan contando mejor la historia.
Tú ocúpate de que el evento ocurra. Yo me ocupo de que quede registrado.
